Про компанію PROSTOR
Торгова мережа магазинів PROSTOR — один з найбільших представників drogerie-сегмента в Україні, що спеціалізується на продажу товарів для краси та догляду в онлайн і офлайн режимі. Магазини PROSTOR пропонують своїм покупцям найширший і якісний вибір товарів відомих українських і світових виробників: декоративну косметику, парфуми, засоби для догляду та гігієни, біжутерію, галантерею, товари для дому, подарунки і сувеніри.
Торгова мережа PROSTOR включає понад 470 магазинів в 132 містах України. Компанія займається розвитком власних торгових марок і має в асортименті магазину 20 власних брендів.
Запит
Команда PROSTOR звернулась до Wise IT для міграції команди з застарілого поштового сервісу до платформи Google Workspace.
Бізнес-виклик
В рамках стратегії цифрової трансформації компанія PROSTOR поставила завдання:
- мігрувати команду PROSTOR в єдине захищене середовище для спільної роботи;
- забезпечити перехід із застарілої поштової системи з перенесенням усіх корпоративних даних та без перебоїв у роботі;
- інтегрувати GenAI-інструменти Gemini з Google Cloud та Google Workspace у щоденну роботу співробітників на рівні всієї організації;
- провести навчання команди для «перенесення рутини на AI», щоб співробітники могли зосередитись на аналітиці та прийнятті рішень.
Рішення
Фахівці Wise IT організували впровадження Google Workspace та інструментів GenAI в 4 етапи:
1. Пілотне тестування для перевірки можливостей Google Workspace.
Команда Wise IT надала PROSTOR 54 ліцензії для пілотного впровадження та оцінки можливостей рішення Google Workspace, і зокрема можливостей генеративного штучного інтелекту Gemini.
2. Розробка плану міграції за принципом співіснування.
Після успішного тестування було розроблено детальний план міграції, що включав оцінку налаштувань існуючого поштового сервісу і потреби компанії в рамках нового середовища. Від календарів і документів до складної ієрархії організації — все повинно бути переміщено без втрати цінної інформації і перебоїв у роботі.
3. Міграція корпоративних даних і створення федеративного сервісу автентифікації для спрощення доступу користувачів.
Міграція облікових записів користувачів була проведена з постійною доступністю функціоналу рішень. Для забезпечення легкого доступу до облікових записів був створений федеративний сервіс між різними системами автентифікації користувачів.
Як результат, понад 300 співробітників PROSTOR перейшли на Google Workspace без перебоїв у роботі або втрати важливої інформації. А завдяки єдиній точці входу, команда може отримати доступ до Google Workspace чи попереднього сервісу, просто увійшовши в обліковий запис Google.
4. Навчання команди
Щоб команда швидко опанувала нові інструменти, фахівці Wise IT провели навчання з основ Google Workspace та поглиблені воркшопи по Gemini. Програма охопила весь спектр завдань: від щоденної генерації контенту до використання ШІ для досліджень та побудови корпоративної бази знань.
Використання AI та Google Workspace
Docs, Sheets, Slides, Gmail — перенесення рутини на AI
Gemini бере на себе підготовчі й механічні завдання — чернетки листів, конспекти зустрічей, узагальнення документів, автоматизацію таблиць та створення презентацій. Генеративний ШІ робить перший крок у момент, коли користувач не знає з чого почати. Це дозволяє командам працювати швидше, легше і з меншим стресом.
Google Calendar
Планування зустрічей стало розумним завдяки автоматичному врахуванню доступності учасників, створенню порядку денного та підсумків за допомогою ШІ.
Google Meet
Google Meet робить кожну зустріч продуктивнішою, дозволяючи завжди залишатися в контексті. Можливість записувати розмови, відстежувати присутність та насолоджуватися чистим звуком без відлуння завдяки адаптивному аудіо створює бездоганний досвід спілкування. А автоматичне створення транскриптів та ключових висновків (функція очікує на підтримку української мови) допомагає швидко наздогнати пропущене.
Чат Gemini
Корпоративний чат Gemini дозволяє команді проводити дослідження інтернет джерел завдяки функціоналу Deep Research. Штучний інтелект аналізує десятки сайтів, вносить правки у методологію і джерела за запитом користувача і в результаті надає детальне дослідження з таблицями та структурованими висновками.
Завдяки агентам Gems в інтерфейсі Gemini, співробітники можуть легко створювати та ділитись кастомними GenAI-чатами, щоб ефективно передавати досвід і виконувати рутинні завдання на рівні організації.
NotebookLM
Новий інструмент Google Workspace стає дуже популярним серед організацій у всьому світі завдяки можливості створювати “блокноти”, що зберігають сотні джерел для надання відповідей, пошуку по документам та генерації аудіо- та відеооглядів.
Один такий блокнот може стати об’єднаною базою знань для великого департаменту, або всієї компанії. В ньому співробітники здатні задати всі питання, від правил оформлення відпустки і пошуку внутрішніх документів, до вузькоспеціальних аспектів кожного відділу.
Очікуваний ефект для PROSTOR
Комунікація та співпраця: З Google Workspace команда PROSTOR отримала єдину хмарну платформу (пошта, календар, чат, документи/таблиці/презентації) з колаборацією у реальному часі.
Продуктивність і швидкість: GenAI-інструменти у Gmail, Docs, Sheets, Slides, Meet, Drive, чаті Gemini і NotebookLM допомагають створювати контент, прискорювати аналітику і ділитись знаннями. Усе це доступно у єдиному середовищі Google Workspace із взаємною інтеграцією всіх рішень.
Перенесення рутини на AI: Рутинні завдання виконуються системою, звільняючи час і ресурси для стратегічних і креативних задач.
ІТ-керованість і безпека: Google Workspace надає зручні інструменти для централізованого адміністрування, аудиту, аналітики безпеки (Enterprise), політик DLP/Vault і навіть UEM-можливості для віддаленого керування пристроями.
Відгук клієнта
«Ми не просто перейшли на нову електронну пошту. Ми хотіли впровадити Generative AI Gemini у роботу всієї організації. Тепер це відчувається щодня. Gmail формує самарі по вечірнім листам — і ми більше не пропускаємо важливе. У кожного є можливість створити свого Gem-бота для роботи: він допомагає готувати матеріали, аналізувати таблиці чи підсумовувати зустрічі. Це змінило стиль комунікації. Вона стала швидшою, зрозумілішою, без перевантаження дрібницями.
Ми перенесли рутину на AI, а люди отримали більше часу для рішень і креативу. І найважливіше — цей перехід відбувся без втрат даних і без стресу для команд. Тут нам дуже допомогли Wise IT».
— Дмитро Гетьман, ІТ-директор PROSTOR
