До 70% листів ваших розсилок залишаться без уваги. Таким є висновок з консолідованої статистики різних маркетингових email-сервісів за 2023 рік. Найвищий показник відкриття виявився у листів з державних установ і релігійних організацій — 43,75% і 43,65% відповідно. Комерційним структурам користувачі вірять менше (показник відкриття email у сфері e-commerce — 34,20%).

Пошта для бізнесу — один зі способів підвищити довіру користувача до електронних листів, додати впізнаваності бренду і спростити організацію всередині компанії. Про те, що таке корпоративна пошта, чому це працює, як налаштувати корпоративну пошту і скільки це коштуватиме — читайте в новому матеріалі від експертів Wise IT.

Що таке корпоративна пошта?

Корпоративна пошта (business email) — це електронна поштова скринька, адреса якої містить доменне ім’я сайту компанії. Ось приклади таких адрес:

anton@semerenko.com
noreply@robota.ua
similarwebteam@similarweb.com
support@yakaboo.ua
noreply@olx.ua

Якщо лист надходить зі звичайної адреси, після символу @ йде назва поштового сервісу: gmail.com, ukr.net, yahoo.com. В адресу корпоративної пошти в цьому місці вказано доменне ім’я сайту. Усе, що бачить користувач до символу @, задає власник поштового акаунта.

Переваги корпоративної пошти

Довіра та автентичність

Професійна бізнес-електронна адреса допомагає створити довіру та надійність серед клієнтів, забезпечує доставку та автентичність повідомлення та відрізняється від особистого облікового запису електронної пошти. Email з незрозумілої приватної адреси — це потенційна загроза в очах одержувача. Усередині може бути купон на знижку. Або посилання на вірус. Створити приватний акаунт у Gmail може будь-який аферист із нереальною компанією-одноденкою, а пошта з доменом підтверджує автентичність бізнесу. Люди з набагато більшою ймовірністю відкривають листи з корпоративною поштою.

Зменшення ймовірності потрапляння в спам

Використання безкоштовної електронної адреси для бізнесу може спричинити автоматичне позначення повідомлень як спаму у скриньках більшості адресатів. Професійна корпоративна пошта допомагає уникнути цієї проблеми, звісно якщо ви не зловживаєте спам розсилками.

Просування бренду

Використання бізнес-пошти на основі домену може підвищити обізнаність про бренд та закріпити назву бренду в пам’яті одержувача.

Зручний неймінг і групування

Корпоративна пошта надає можливість використання масових назв на кшталт sales або hr, які містять інформацію про контактну особу, легко запам’ятовуються, проте на безкоштовних сервісах вже давно зайняті. Також завжди можна створити лаконічну іменну скриньку для кожного співробітника, який приєднується до команди.

Розмежування особистих та робочих справ

Використовуючи для бізнесу особисту поштову скриньку, ви ризикуєте втратити важливі листи в потоці стороннього листування. Створивши корпоративну пошту Gmail, ви розмежуєте приватне життя і роботу.

Контроль

За допомогою корпоративної пошти ви можете налаштувати адміністрування та керувати всіма обліковими записами електронної пошти. Наприклад, ви можете налаштувати нові облікові записи співробітників, а також видалити старі облікові записи та налаштувати пересилання пошти.

Також керівник має змогу контролювати листування й аналізувати добросовісність виконання співробітниками обов’язків, які знаходяться в зоні їхньої відповідальності. Корпоративна пошта повинна бути у всіх співробітників компанії, щоб контролювати їхню ділову активність. Наприклад, ви зможете відстежити, наскільки швидко і правильно менеджери відповідають на запити клієнтів.

Безпека

Бізнес-пошту складніше зламати. Розробники поштових сервісів усвідомлюють, що ділове листування може бути набагато привабливішим для хакерів, ніж приватне, адже дає можливість отримати доступ до фінансових документів, бізнес-проєктів і комерційних таємниць. В адмінпанелях поштових сервісів є можливість швидкого блокування акаунтів і багато інструментів для створення політик безпеки.

Стаття, яка може вас зацікавити: “Як підвищити безпеку корпоративного середовища Google Workspace? Відповідь — класифікація даних“

Надійність

Листи, надіслані з корпоративної пошти, забезпечуються додатковими параметрами безпеки — записом SPF і цифровим підписом DKIM. Поштові сервіси більше довіряють таким листам і рідко відправляють їх у спам.

Спілкування

Пошта для бізнесу дозволяє упорядкувати ділове листування співробітників усередині компанії, позбавити їхні робочі скриньки від спам-розсилок.

Комфорт

Поштові сервіси надають у розпорядження власників корпоративних акаунтів додатковий функціонал: хмарне сховище, календар, чат. Набір опцій залежить від конкретного сервісу.

Підтримка

Менеджери email-сервісів допоможуть вам у розвʼязанні проблем і дадуть відповіді на запитання.

Як створити корпоративну пошту?

Існує 3 способи створити корпоративну пошту:

На поштовому сервісі від Google, Microsoft, Zoho, Proton тощо;
На виділеному сервісі окремого хостингу;
На власному сервері компанії.

Останній спосіб найвитратніший: він передбачає купівлю обладнання для серверної та оплату фахівця, який обслуговуватиме її.

Як створити корпоративну пошту безкоштовно?

Створити бізнес-адресу електронної пошти можна безкоштовно, якщо ваш сервіс хостингу доменів надає її як додаткову послугу до хостингу домену. Більшість сервісів пропонують такі адреси безкоштовно разом із хостингом, тому уточніть це у свого провайдера. Для цього не обов’язково мати повноцінний сайт, достатньо володіти доменним іменем, розміщеним на віддаленому сервері.

Як створити корпоративну пошту без домену?

Створити корпоративну пошту без домену неможливо. Ви повинні спочатку придбати доменне ім’я, щоб створювати бізнес-адреси для себе чи своєї команди.

Що таке хостинг електронної пошти

Хостинг електронної пошти — це послуга, яка розміщує ваш обліковий запис електронної пошти та пов’язані з ним файли на віддаленому сервері. Окрім зберігання електронних листів і файлів, хостинг надає додаткові послуги, зокрема:

Маршрутизацію отриманих листів у вашу мережу
Автентифікацію та захист електронної пошти
Управління та фільтрацію електронної пошти
Кожна послуга хостингу електронної пошти пропонує різний набір функцій та акцентує увагу на різних аспектах управління поштою. Варто обирати таку, яка відповідає потребам вашого бізнесу та вкладається у ваш бюджет.

Чи потрібен хостинг для електронної пошти?

Вам не обов’язково платити за хостинг електронної пошти — ви можете розміщувати її на власних серверах. Проте це вимагає покупки, налаштування та обслуговування поштового сервера, а також самостійної реєстрації домену. Використання послуг хостингу електронної пошти дозволяє зекономити час, гроші та уникнути зайвих складнощів.

Як зареєструвати доменне ім’я для корпоративної пошти?

Реєстрація доменного імені — це перший крок до створення професійної корпоративної пошти, що забезпечує впізнаваність бренду та підвищує довіру. Обираючи доменне ім’я для бізнес-пошти, враховуйте:

Бажано використовувати авторитетні розширення, такі як “.com”, “.com.ua”, “.ua” (потребує реєестрації торгової марки та може займати багато часу), “.org”, “.net” замість численних маловідомих опцій, що знижують авторитетність в очах адресата.
Важливою є відповідність назви організації та домену. Виберіть лаконічну та просту назву для легшого запам’ятовування.
Краще не використовувати дефіси та цифри у доменному імені, якщо це не частина назви організації.

Після вибору доменного імені ви можете придбати та зареєструвати його через обраного реєстратора, надавши необхідну контактну інформацію, дані для оплати та бажане ім’я домену.

Якою має бути гарна адреса корпоративної пошти?

Гарна бізнес-адреса електронної пошти має просто й зрозуміло відображати ваш бренд та ім’я або департамент, наприклад:

firstname.lastname@example.com,
info@example.com,
hr@example.com.

Налаштування параметрів пошти

Налаштування параметрів електронної пошти у вибраному сервісі включає:

DNS-записи: записи, що визначають обробку листів для домену, наприклад, записи MX (Mail Exchanger) і TXT;
Автентифікацію: методи перевірки особи відправника для забезпечення безпеки пошти;
Налаштування поштових серверів: параметри, що вказують адресу сервера, номер порту та інші дані для надсилання й отримання пошти.

Налаштування поштових серверів включає параметри, необхідні для підключення облікового запису до поштового клієнта або пристрою. Це, зокрема, ім’я сервера або IP-адреса, номери портів і методи автентифікації для вхідної (POP3 чи IMAP) та вихідної (SMTP) пошти.

Створення облікових записів користувачів

Створення облікових записів для кожного працівника чи відділу забезпечує єдиний формат електронних адрес і покращує організацію. Призначаючи унікальні адреси окремим користувачам або підрозділам, ви зможете ефективно впорядковувати бізнес-листування, що полегшує ідентифікацію мети листа та відповідь на нього.

Це також допомагає знизити ризик втрати важливих листів серед хаосу переповненої скриньки.

Вибір відповідного сервісу для бізнес-пошти

Під час вибору сервісу для корпоративної пошти враховуйте такі аспекти:

Підтримка власного домену

Можливість використовувати власний домен є важливою для підвищення впізнаваності бренду та довіри клієнтів.

Масштабованість

Зверніть увагу на можливості сервісу та цінові пропозиції у випадку зростання кількості співробітників та потреб у розмірі сховища, функціях адміністрування тощо.

Безпека та конфіденційність даних

Безпека має бути пріоритетом під час вибору сервісу для корпоративної пошти. Переконайтеся, що обліковий запис захищений багатофакторною автентифікацією, а повідомлення мають наскрізне шифрування. Надійний провайдер забезпечує:

Захист даних, шифрування і безпека
Захист від спаму, шкідливих програм і фішингу
Надійне перенесення даних без втрат (листи, контакти тощо)
Широкий функціонал адміністрування

Опції зберігання та резервного копіювання

Достатній обсяг сховища критично важливий для збереження листів, записів зустрічей та інших файлів.

Можливість надсилання великої кількості листів без перевантаження (throttling).

Залежно від вибору поштового сервісу діють різні обмеження на кількість відправлень з однієї поштової скриньки або з одного домену. В умовах звичайного ділового листування перевищення ліміту відправлень дуже малоімовірне. Але якщо ви бажаєте використовувати корпоративну пошту для маркетингових розсилок, вам знадобиться окремий сервіс, такий як Mailchimp, Mailerlite, Omnisend та інші. Сервіси для масових розсилок дозволяють прив’язати існуючі поштові скриньки, розсилати тисячі стилізованих листів і при цьому майже ніколи не потрапляти у папку спам.

Зручний інтерфейс

Зручність користування має забезпечувати:

Інтуїтивно зрозумілий дизайн
Прості й чіткі опції для написання, відправлення, отримання та управління листами
Інструменти пошуку, фільтри та засоби організації для зручного управління поштовою скринькою

Екосистема та інтеграція з іншими інструментами

Такі поштові сервіси, як Gmail та Outlook, пропонують глибоку інтеграцію з пакетами офісних рішень Google Workspace (в минулому G Suite) та Microsoft 365 відповідно. Інші поштові сервіси можуть запропонувати корпоративний чат, спільний календар та сховище файлів, але це лише маленька частка екосистеми, побудованої лідерами індустрії. Саме тому вам варто розглянути комплексні рішення для спільної роботи та оцінити їх переваги.

Переваги сервісу Gmail

Корпоративна пошта Gmail — email-сервіс для бізнесу в рамках Google Workspace. Наразі Gmail є лідером ринку Email сервісів в усьому світі. В Україні йому віддають перевагу понад 60% користувачів. Крім домену в поштовій адресі бізнес-акаунт передбачає багато зручностей:

Внутрішня комунікація співробітників у Google Meets і Google Chat.
Додатки для адміністратора, що дозволяють віддалено керувати пристроями: Admin, Endpoint, Vault, Work Insights.
Підтримка корпоративних доменів.
Доступ до хмарного сховища (від 30 Гб).
Вбудовані додатки: календар, таблиці, документи, слайди, Keep, Sites, Apps Scripts, Cloud Search.
Зручні мобільні версії для більшості додатків.
Створення листів, презентацій, таблиць і текстових документів за допомогою генеративного ШІ (окремий тариф).
Захист. Моделі машинного навчання Google блокують фішингові і інші хакерські атаки, а також шкідливе ПЗ.
У Google корпоративна пошта Gmail інтегрована із сервісами Outlook, Mozilla Thunderbird і Apple Mail.
Зручний та мінімалістичний інтерфейс без компромісів у функціоналі.
Популярність сервісу серед користувачів.
Підтримка менеджерів Google.

Якщо ви вже користувалися Gmail для особистої пошти, адаптація буде легкою, адже інтерфейс залишається тим самим. Якщо у вас немає доменного імені, Google Workspace допоможе вам його придбати. Зареєструйте обліковий запис у Google Workspace для безкоштовного 14-денного пробного періоду, ввівши дані своєї кредитної картки, і розпочинайте роботу.

Як створити корпоративну пошту Gmail для бізнесу

Щоб прив’язати домен до поштового сервісу Google, потрібно виконати кілька простих кроків:

Створити віртуальний обліковий запис в Google Workspace.
Надати інформацію про компанію (назва, країна, кількість співробітників).
Вказати ім’я, прізвище та email адміна, підтвердити, що ви не робот.
Обрати та активувати домен. Якщо домену немає, ви можете його придбати, вибравши відповідну опцію.
Пройти верифікацію, обравши найзручніший спосіб та виконуючи вказівки системи.
Вибрати тарифний план і завершіть процес оформлення замовлення.
Після створення бізнес-адреси електронної пошти в Google Workspace додати індивідуальний підпис та інтеграції, які можуть бути корисними для вашого бізнесу, наприклад, Calendly чи DocuSign.
Надалі через особистий кабінет можна створювати скриньки для співробітників ть налаштовувати переадресацію листів.

Пробний період

Під час налаштування корпоративної пошти Gmail в Google Workspace ви автоматично отримуєте 14-денний безкоштовний пробний період. Використайте цей час, щоб оцінити, чи відповідає сервіс вашим потребам.

Порада: якщо ви реєструєтеся через офіційного партнера Google Workspace, пробний період подовжується до 30 днів.

Ціни Google Workspace

Станом на грудень 2024 року ціни на Google Workspace (в минулому G Suite) для бізнесу починаються від 5,75 € за користувача на місяць. Google пропонує безкоштовний пробний період для 10 людей тривалістю у 14 днів (30 днів при роботі через офіційного партнера Google Workspace). Актуальні ціни ви можете дізнатись на нашому сайті.

В яких випадках варто звернутись до офіційного партнера Google Workspace?

У роботи з сертифікованими партнерами Google Workspace є низка переваг, завдяки яким підприємства будь-якого масштабу звертаються до експертів:

1. Економія часу працівників і швидке впровадження
  Створити корпоративну пошту Gmail власноруч нескладно. Проте підв’язати домен на хостингу, коректно налаштувати безпеку і забезпечити зручне адміністрування акаунтів співробітників може стати дуже непростим викликом. Звернувшись до спеціалістів, ви заощаджуєте ваш час або час штатних it-фахівців і уникаєте помилок при налаштуванні.
2. Необхідність міграції з іншого поштового сервісу або злиття двох різних сервісів в один федеративний сервіс
  Досвідчені фахівці знають, як виконати міграцію з іншого сервісу зі збереженням історії листування та іншою безцінною інформацією, або синхронізувати роботу одразу двох поштових сервісів з єдиним способом входу, спільними календарями та синхронізованими поштовими скриньками.
3. Зручні способи оплати
  Завдяки роботі через партнера, сплачувати за Google Workspace можна не особистою банківською картою, а перераховуючи кошти з гривневого безготівкового рахунку юрособи, що дозволить віднести платіж до витрат компанії. Компанія Wise IT також пропонує легальний та зручний спосіб оплати криптовалютою.
4. Консультації, навчання команд
  Заручившись підтримкою професіоналів, ви разом з усією командою легко розберетеся в налаштуваннях та функціоналі сервісу, а ваше рішення спростить виконання співробітниками своїх обов’язків та поліпшить взаємодію всередині колективу.
5. Оперативна підтримка
  У разі виникнення проблем із роботою сервісу ви можете звернутись до вашого персонального менеджера і отримати оперативну допомогу від спеціалістів.

Підсумок

Мати професійну корпоративну пошту важливо для будь-якого бізнесу, незалежно від його розміру. Це не лише підвищує довіру клієнтів і зміцнює репутацію, але й сприяє впізнаваності бренду та покращує організацію роботи. Обравши відповідний сервіс для бізнес-пошти та впровадивши ефективні стратегії управління, ваша компанія зможе насолоджуватися перевагами ефективної комунікації та впорядкованої поштової скриньки. Сподіваємось, ви отримали вичерпну відповідь на запитання “що таке корпоративна пошта”. Не зволікайте — почніть створювати професійну бізнес-адресу пошти вже сьогодні!

Wise IT — офіційний прем’єр партнер Google Workspace в Україні, а також сервісний партнер 2024 року Google Cloud у центральній і східній Європі! Наші фахівці готові допомогти вам із завданнями будь-якої складності. Почніть свою цифрову трансформацію вже сьогодні — отримайте безкоштовну консультацію: