Як підвищити продуктивність за допомогою Smart Canvas та Google Docs

Smart Canvas був запущений в 2021 році як продукт, що забезпечує новий етап еволюції спільної роботи в Google Workspace. Щоб допомогти організаціям дізнатися, як підвищити свою продуктивність за допомогою Smart Canvas та Google Docs, спільнота Google Workspace нещодавно організувала навчальний захід, на якому були розкриті:

• Найновіші функції Smart Canvas, включаючи будівельні блоки, смарт-чіпи, змінні та інтеграції сторонніх розробників;
• Короткий огляд нових функцій та покращень;
• Питання та відповіді у прямому ефірі, відповіді на запитання користувачів про Smart Canvas та Google Docs.

У цій статті наведено основні висновки з заходу, включаючи посилання на ресурси та письмові відповіді на запитання.

Що таке Smart Canvas?

Smart Canvas – це набір компонентів, які підвищують ефективність спільної роботи та продуктивність за рахунок з’єднання об’єктів для створення безперешкодного переміщення Google Workspace (і не тільки). Він складається з будівельних блоків та смарт-чіпів.

Будівельні блоки

Будівельні блоки (building blocks) – це швидкі та ефективні відправні точки, які допоможуть вам швидше розпочати спільну роботу. Стандартні блоки також можуть легко інтегруватися між програмами Workspace. Будівельні блоки допоможуть вам:

• Розширити можливості документів, увімкнувши нові робочі процеси всередині Docs (наприклад, запускати чернетку електронної пошти, відстежувати активи для управління проектами тощо).
• Поєднати взаємопов’язані та диференційовані можливості (наприклад, нотатки про збори з Calendar, Tasks, стенограмою Meet і т. д.)

Введіть @ в будь-якому місці вашого документа, щоб отримати найшвидшу точку входу в Smart Canvas.

Введення «@» у документі дозволяє швидко вставляти стандартні блоки Smart Canvas та смарт-чіпи в нові та існуючі документи. Крім того, він може забезпечити швидкий доступ до деяких найбільш часто використовуваних параметрів форматування в Документах.

Популярні будівельні блоки

@Gmail Draft – створіть чернетку електронного листа прямо з Docs і дайте користувачам можливість спільно наповнити електронний лист перед відправкою. Інструмент безпосередньо інтегрований із Gmail і відкриває його за готовністю. Має повну підтримку чіпів файлів, посилань, чіпів людей, чіпів розташування тощо.

@Calendar Draft – чернетки календаря – це простий спосіб спільної роботи над подією календаря. Поєднайте його з вашими нотатками або трекером проектів, він ідеально підходить для великих заходів, що потребують більшої співпраці та планування. Аналогічно блоку чернеток у Gmail, інструмент направляє користувачів до календаря із попередньо заповненими та заданими вхідними даними зі стандартного блоку Smart Canvas.

@Meeting Notes – стандартні блоки для нотаток до зборів спрощують налаштування, спільне використання та роботу з іншими людьми на зборах, у яких ви берете участь або збираєтеся брати участь. Знайте, хто був на зустрічі, разом із прикріпленими файлами зустрічі в одному місці.

@Project tracker – відстежуйте всі свої проекти в Docs. Це базовий будівельний блок трекера управління проектами, який допоможе вам відстежувати статус та пов’язані з ним нотатки про проект. Використовує списки, що розкриваються.

@Review tracker – відстежуйте загальні відгуки про ваш документ за допомогою базового стандартного блоку відстеження відгуків у вашому документі. Вставте їх у документ разом із чіпами людей, щоб призначити користувачів перегляду документа. Використовує списки, що розкриваються.

Користувацькі будівельні блоки

Постійно перестворюєте розділи у документі? Повторення однієї і тієї ж таблиці знову і знову в кількох файлах? Ви також можете створити власні стандартні блоки. Створюйте та зберігайте власні користувацькі будівельні блоки, які можна буде використовувати у будь-якому майбутньому документі, який ви створюватимете або спільно використовуватимете. Ці блоки користувача повністю доступні безпосередньо з «@» або з меню. Збережені блоки зберігаються на диску, тому ними можна повністю керувати.

Смарт-чіпи

Smart-chips – це структуровані типи даних, які пов’язують користувачів та об’єкти, а також можуть мати нетекстові взаємодії, щоб радувати користувачів та співавторів. Розумні чіпи допоможуть вам:

• Вносити розрізнені типи даних до Документів Google, щоб стимулювати спільну роботу та зв’язок між продуктами.
• Переглядати метадані, пов’язані з посиланнями на об’єкти (наприклад, маркери людей, які показують посаду, місцезнаходження тощо).
• Підвищувати продуктивність і покращувати читабельність вашого документа (наприклад, інтерактивні фішки, включаючи фішки таймера, фішки файлів, списки, що розкриваються і т.д.)

Популярні смарт-чіпи

Dropdown Chips — @Dropdown

Швидко створюйте прості та ефективні розкривні списки в будь-якій точці документа. Фішки, що випадають, можна використовувати для оновлення статусу документа, проекту або просто набору опцій. Ці прості у використанні розкривні списки допоможуть вам. Користувачі можуть налаштовувати та редагувати значення і можуть застосовуватися до всіх списків, що розкриваються, або до одного з них. Настроювані кольори та значення.

File Chips — @[File name]

Ще один популярний чіп – це File Chip. Вони можуть бути створені як з нашого пошуку користувача в «@», так і безпосередньо, коли користувач вставляє URL-адресу в документ. Наступного разу, коли ви захочете зробити гіперпосилання на файл, який є файлом у Workspace, спробуйте замість цього використати файловий чіп! Ці чіпи також підтримують попередній перегляд та швидкі знімки метаданих. Попередній перегляд вбудовано у файл.

Calendar Event — @[event name]

Ці фішки є прямими посиланнями на зустрічі та події календаря, які ви вже налаштували. Кожна фішка безпосередньо пов’язана з подією календаря. Ідеально підходить для керування великим набором заходів чи зустрічей. Можливість створювати нотатки прямо з чіпа.

Assigning Tasks — @Checklist

Керуйте своїми діями та списком справ! Тепер користувачі можуть призначати елемент контрольного списку безпосередньо людині в документах, і цей елемент відображається в особистому списку завдань виконавця. Ідеально підходить для нотаток про збори та відстеження дій, оскільки кожне створене завдання пов’язане з посиланнями на вихідний документ. Може бути призначений безпосередньо для користувачів. Синхронізується із завданнями (необов’язково).

Stopwatch Chip — @Stopwatch

Аналогічний чіпу таймера, але відстежує час після запуску. Ідеально підходить для опрацювання презентацій.

People Chips — @[Person name]

Співпрацюйте з вашими колегами! Одна з найпопулярніших фішок на сьогоднішній день – це People Chips. Вставте посилання чіпа на людину, яка є співавтором або просто згадується у документі. Ці картки повністю інтерактивні при наведенні та витягують метадані про людину, на яку посилаються. Прев’ю одразу відображає картки людей.

Date Chips — @date

Швидкий та простий спосіб додавання дат до документа, який може бути інтерактивним. Вставте об’єкт дати, який відображатиметься як об’єкт у документі. Базові діапазони дат можна також використовувати для швидкої вставки. Часто використовується для нотаток про зустрічі, відстеження проектів та планування. Підтримує дату та час.

Maps Chip — @[location name]

Створюйте прості чіпи Карт, які користувачі можуть використовувати для вказівки реальних місць по всьому світу. Місця доступні для пошуку безпосередньо через «@», і кожен чіп має прямий попередній перегляд та взаємодію з Google Maps. Показує попередній перегляд у діалоговому вікні Карти. Напрямки показані у супутній панелі.

Timer Chip — @Timer

Використовуйте інтерактивні фішки, які допоможуть вам керувати часом. Таймер зворотного відліку ідеально підходить для того, щоб допомогти користувачам керувати часом під час спільних зустрічей, заходів або будь-яких дій, обмежених у часі.

Emojis Chip — @Emoji and @Voting chip

Нові оновлені емодзі-реакції в коментарях, які дозволяють користувачам швидко реагувати на коментарі. Користувальницькі фішки для голосування, які можна використовувати в документі для швидкого отримання відгуків за пунктами. Вибирайте з багатьох підтримуваних емодзі!

Variables — @variable

Спростіть робочі процеси для таких речей, як рахунки, контракти або ширші комунікації, дозволяючи заздалегідь визначати та динамічно вставляти заповнювачі, такі як «ім’я клієнта» або «адреса», — це єдиний центральний документ. @variable для визначення та повторного використання існуючих змінних, встановлених у документі.

Смарт-чіпи сторонніх виробників

Workspace підключається до дедалі більшої кількості джерел даних. Щоб допомогти зв’язати Workspace з іншими інструментами у вашому середовищі, ви також можете створювати інтелектуальні чіпи на основі сторонніх даних та контенту з попереднім переглядом та автоматичним виявленням. Додаток Workspace увімкнено. Вставлення URL-адрес перетворюється на фішки.

Демонстрація розумного полотна

Подивіться демонстрацію Smart Canvas у режимі реального часу із запису нашого заходу, починаючи з 45:38.

Smart Canvas Питання та відповіді

Як Bard буде інтегрований у Docs та Google Workspace?

Нещодавно був анонсований Duet AI для Google Workspace, який дозволить взаємодіяти з AI безпосередньо з Google Docs, Sheets та Slides. Ви можете дізнатися більше про Duet AI для Google Workspace з оголошення тут.

Чи можна здійснювати комплексне керування проектами в Google Docs/Sheets?

Smart Canvas в Docs надає кілька інструментів управління проектами, які допоможуть вам працювати продуктивніше, у тому числі будівельні блоки Project Roadmap, Meeting Notes, Review Tracker та Calendar Draft. Ви також можете призначати завдання та елементи дій безпосередньо із контрольного списку Docs.

Чи можна використовувати шаблони Docs для нотаток до зустрічей?

Ви можете додати нотатки про зустріч в існуючий документ, у тому числі створений на основі шаблону, набравши “@Meeting notes”. Ви не можете змінити стандартне форматування стандартного блоку нотаток до зустрічей, але можете використовувати власні стандартні блоки, щоб швидко застосовувати персоналізоване форматування.

Для події календаря — чи можна порівняти його з додатковим календарем Google або ресурсом, а не з особистим календарем Google користувача?

Перед збереженням події календаря ви можете попередньо переглянути його безпосередньо в Google Calendar та внести остаточні зміни, включаючи зміну календаря, до якого належить подія.

Чи можна додати до Google Drive чіпи для керування документами, такі як теги, дата продовження контракту, відправлення чіпа документа до завдань або календаря зі строком дії тощо?

Спробуйте ярлики Диску для своєї організації! Ви можете дізнатися більше тут.

Чи буде API для смарт-чіпів, щоб я міг створити свій власний? наприклад, для певного поля в Таблицях, яке я можу легко вставити в Документи кілька разів.

Смарт-чіпи сторонніх розробників додаються до Docs на основі плагінів Workspace.

Чи можна розгортати стандартні блоки для інших користувачів?

Поточне розгортання стандартних блоків користувача буде доступне тільки користувачу, який їх створив. Функціональність розширюватиметься у майбутньому.

Мені дуже подобаються змінні, і мені цікаво, чи зможу я призначати завдання та автоматично переміщувати їх до Asana?

Інтеграція сторонніх виробників – це область, в яку Google продовжуватиме вкладати кошти (див. смарт-чіпи сторонніх виробників).